1. ОБЗОР

Оператор персональных данных Picapac OÜ (код в реестре предприятий 12670875) входит в группу Omniva, материнской компанией которой является AS Eesti Post, а другими дочерними компаниями — Finbite OÜ, Omniva LT UAB в Литве и Omniva SIA в Латвии.

Настоящим мы предоставляем информацию, требуемую в соответствии со статьями 12–14 Общего регламента по защите данных (GDPR), о том, как компания Picapac обрабатывает персональные данные клиентов.Информация касается персональных данных физических лиц, в том числе лиц, связанных с юридическими лицами и организациями, но некасается других данных компаний или организаций.

Обработка данных клиентов осуществляется в соответствии с Законом о защите персональных данных, Общим регламентом по защите персональных данных и другими правовыми актами, а также договором, заключаемым или заключенным с конкретным клиентом, включая типовые условия, применимые к конкретной услуге.

Picapac оставляет за собой право в одностороннем порядке вносить изменения в настоящий обзор, уведомляя об этом клиента через систему самообслуживания, по электронной почте, на своем веб-сайте, в социальных сетях или иным способом.

Picapac гарантирует конфиденциальность данных клиентов и законность их обработки в рамках действующего законодательства, а также принимает соответствующие технические и организационные меры для защиты данных клиентов от несанкционированного доступа, незаконной обработкой или раскрытием, случайной утратой, изменением или уничтожением.

2. ПОНЯТИЯ

Субъект данных — это физическое лицо, то есть человек, о котором у Picapac имеются данные, позволяющие идентифицировать данное лицо. Субъектами данных могут быть потенциальные, действующие и бывшие клиенты, представители, представители партнеров по сотрудничеству, а также лица, направляющие запросы.

Персональные данные — это любые данные об идентифицированном или идентифицируемом физическом лице, независимо от того, в какой форме или виде эти данные представлены.

В контексте настоящих принципов «клиент» — это любое физическое или юридическое лицо, которое пользуется или выразило желание воспользоваться услугами, предоставляемыми или опосредуемыми Picapac, в пользу которого заключен договор об оказании услуг, который иным образом связан с использованием любой услуги или пользователем, либо у которого имеются какие-либо иные отношения с Picapac (за исключением трудовых отношений или подачи заявки на работу). 

Обработка — это любое действие, совершаемое с данными клиента (в том числе сбор, запись, хранение, изменение, предоставление доступа, удаление, запрос, передача, упорядочивание, использование, распространение и т. д.).

Остальные термины, используемые в настоящем документе и связанные с обработкой персональных данных, имеют то же значение, что и в IKÜM. 

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ КЛИЕНТОВ

Компания Picapac OÜ сдает в аренду почтовые автоматы и предоставляет клиентам соответствующую систему самообслуживания (услуга информационного общества), с помощью которой клиенты могут подавать и управлять своими заказами, а также оплачивать счета.

Помимо обработки данных, необходимой для подготовки договора и непосредственного оказания услуг, мы также обрабатываем данные в следующих целях:

• На сайте мы используем файлы cookie, необходимые для его работы (функциональные файлы cookie). Если на сайте используются также другие файлы cookie, мы сообщаем об этом отдельно на сайте, получив для этого необходимое согласие клиента. Более подробную информацию об использовании файлов cookie можно найти на сайте https://picapac.com/et/cookie-policy/;
• клиент звонит нам или наш сотрудник звонит клиенту, разговор записывается;
• клиент пишет нам по электронной почте или через социальные сети; обращение и ход его рассмотрения сохраняются в системе управления клиентами;
• по желанию клиентов мы рассылаем им нашу новостную рассылку;
• проводим опросы среди клиентов, чтобы лучше понять их удовлетворённость нашей работой и их ожидания;
• проводим рекламные кампании (в том числе совместно с другими партнерами) и розыгрыши для потребителей, а также объявляем победителей;
• проанализируем наш портфель корпоративных клиентов, чтобы определить, какие услуги еще могли бы быть полезны нашим корпоративным клиентам;
• размещаем рекламу, в том числе в социальных сетях;
• мы рассказываем о деятельности Picapac и общаемся с пользователями социальных сетей через социальные сети;
• в случае услуг, предусматривающих рассрочку платежа, мы оцениваем кредитоспособность бизнес-клиента и надежность делового партнера;
• управление счетами, бухгалтерский учет, взыскание задолженности;
• мы храним данные, связанные с услугой, в течение срока исковой давности по требованиям, вытекающим из сделки, с целью урегулирования возможных претензий;
• рассматриваем поступившие претензии;
• самостоятельно предъявляем иски о возмещении ущерба нашим партнерам и лицам, причинившим ущерб (например, в случае повреждения почтового автомата), взыскиваем задолженности с наших договорных партнеров и клиентов, передаем данные о задолженностях бизнес-клиентов в реестр просроченных платежей;
• На уровне концерна AS Eesti Post проводит всесторонний анализ коммерческой деятельности концерна как по бизнес-клиентам, так и по видам деятельности: в частности, объем предоставляемых услуг, скорость и качество их предоставления, объем и профиль бизнес-клиентуры, ошибки и инциденты, возмещение убытков, финансовый анализ (например, расходы, доходы, рентабельность), анализ рисков (например, рыночные риски, ликвидность, риск прибыли, кредитный риск, риск капитала, риск финансирования, непредвиденные расходы) и составляем прогнозы;
• мы обрабатываем данные в случаях, предусмотренных законодательством — подробнее см. пункт 6;
• мы ведем и приводим в порядок (исправляем, дополняем, удаляем) базу данных клиентов.

4. КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ДАННЫХ И ИСТОЧНИКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Picapac собирает и обрабатывает данные следующих физических лиц:

• пользователи услуги и третьи лица, в интересах которых заключен договор (дополнительные пользователи почтового автомата);
• законные и уполномоченные представители;
• люди, которые ищут информацию об услуге или желают ею воспользоваться (например, человек заходит на сайт Picapac, звонит и спрашивает о ценах на услуги);
• лица, связанные с юридическими лицами — клиентами Picapac (корпоративными клиентами) и договорными партнерами, предоставляющими услуги Picapac, например, акционеры, участники, члены правления, представители компании и контактные лица, прочие сотрудники, фактические бенефициары;
• виновные в причинении ущерба, правонарушители и потерпевшие;
• представители государственных органов, взаимодействующие с Picapac;
• Подписчики аккаунтов Picapac в социальных сетях;
• подписчики новостной рассылки.

4.2. Picapac собирает персональные данные преимущественно от самого заказчика услуги (арендатора почтового автомата, заявителя претензии и т. д.). Данные дополнительных пользователей передает Picapac арендатор почтового автомата.

Мы собираем персональные данные из открытых источников в отношении наших корпоративных клиентов и деловых партнеров — из реестра предприятий, реестра судебных решений, реестра судимостей, списка лиц, подпадающих под международные санкции.

От третьих лиц — например, от ведателя реестра просроченных платежей, государственных органов (в случае, если они направляют нам запросы).

5. ТИПЫ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ДАННЫХ КЛИЕНТОВ

В соответствии со статьями 13 и 14 Общего регламента по защите персональных данных мы указываем, какие виды персональных данных мы можем обрабатывать в ходе описанных выше действий. При необходимости мы предоставляем более подробную информацию в условиях дополнительных услуг или при сборе данных (например, при получении согласия на использование файлов cookie, в рамках рекламной акции).

Данные в системе самообслуживания: имя, имя пользователя и пароль (за исключением входа через приложение для входа от третьей стороны), дата начала статуса клиента, адрес для выставления счетов, адрес доставки, адрес электронной почты, номер телефона, номера телефонов дополнительных пользователей почтового автомата; данные об использованной услуге и платежах: использованная услуга (основная услуга — аренда почтового автомата, но могут добавляться другие дополнительные услуги), стоимость услуги, данные об оплате услуги; дата последнего заказа, следующая дата оплаты, счет, способ оплаты, ID клиента Stripe (для оплаты кредитной картой клиент вводит в личной кабинете номер кредитной карты, срок действия и код безопасности в окне платежного сервиса Stripe, Picapac OÜ не видит эти данные);

Информация об использовании веб-сайта: IP-адрес и другие технические данные, такие как тип браузера, уникальный идентификатор устройства, языковые настройки, веб-сайт, с которого был совершен переход, дата и время доступа, операционная система и данные о мобильной сети;

Данные об оплате счета посредством платежного поручения: номер банковского счета и имя плательщика, номер платежного поручения, сумма, дата, назначение платежа;

Журнал использования почтового автомата: IMEI-код почтового автомата, номер SIM-карты, время открытия крышки почтового автомата (дата, время), статус почтового автомата (открыт, т. е. пуст), время закрытия крышки ячейки почтового автомата (дата, время).

Данные о взаимодействии и записи: язык общения , записи разговоров, если клиент общается с Picapac по телефону, содержание письменного общения по электронной почте и через другие каналы связи, например, в социальных сетях;

Социальные сети и приложения для входа от третьих лиц: имя пользователя , идентификационный код, передаваемый приложением для входа;

Данные о предпочтениях и удовлетворенности клиентов: ответы на опросы об удовлетворенности клиентов;

Данные, связанные с участием в потребительских играх и рекламных акциях: согласия на обработку персональных данных, связанных с участием; данные, касающиеся содержания игры или рекламной акции; выигранные призы;

Согласия и отказы: согласия и отказы в отношении информационных бюллетеней и рекламных предложений; другие согласия на обработку персональных данных, если такая обработка основана на согласии;

Данные о задолженности и причинении ущерба: задолженность клиента перед Picapac, данные о нарушениях договора, данные об ущербе, причиненном Picapac (виновник ущерба, обстоятельства причинения ущерба, сумма, данные, полученные в ходе разбирательства), данные, связанные со случаями кражи или вандализма в отношении почтоматов;

Данные, собранные или полученные в ходе выполнения обязательств, вытекающих из законодательства: например , данные, полученные в результате запросов следственных органов или судов, а также данные о статусе субъекта международных санкций.  

Данные законного или уполномоченного представителя: документ, подтверждающий право на представительство, фамилия и имя представителя, идентификационный номер, подпись, сведения об объеме полномочий.

6. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ КЛИЕНТОВ 

• для оказания услуги, то есть для исполнения договора (ст. 6 п. 1 подп. б) Закона о защите персональных данных);
• При подготовке договора (ст. 6 п. 1 подп. б) Закона о гражданском праве);
• С согласия самого человека (ст. 6 п. 1 п. а) Закона о защите персональных данных) — рассылка новостей и рекламы по электронной почте или SMS, использование файлов cookie на веб-сайте, передача данных в приложение для входа от третьей стороны, рекламные игры (в том числе передача данных в рамках игры партнеру, участвующему в рекламной кампании). Обратите внимание, что вы имеете право отозвать данное согласие в любое время (подробнее о правах см. в пункте 11);
• В целях соблюдения закона (ст. 6 п. 1 подп. c Закона о местном самоуправлении):
  • оформление и хранение документов по сделкам и платежам в соответствии с Законом о бухгалтерском учете;
  • отвечать на законные запросы государственных органов (например, если полиция запрашивает данные);
  • аудит в соответствии с Кодексом о коммерческой деятельности;
  • контроль за соблюдением международных санкций в соответствии с законом о международных санкциях;
  • Рассмотрение запросов субъектов данных в соответствии с Общим регламентом по защите данных, расследование нарушений в сфере защиты данных, контроль обработки данных со стороны специалиста по защите данных.
• На основании законного интереса (ст. 6 п. 1 подп. f Закона о коммерческой деятельности). Для того чтобы услуга предоставлялась быстро, удобно, своевременно и по максимально выгодной цене, предприятие должно выполнять большой объем аналитической и организационной работы, так сказать, «за кулисами». Хотя вся такая деятельность полностью ориентирована на предоставление услуг, она не подпадает под вышеупомянутый пункт исполнения договора. Юридически это определяется как законные интересы предприятия. Наши законные интересы:
  • Организация хозяйственной деятельности, необходимой для предоставления услуг Picapac, с учетом принципов экономической эффективности и профессионализма (это включает обмен данными между независимыми ответственными обработчиками и договорными партнерами; см. список ответственных обработчиков, приведенный в пункте 7);
  • Предоставление клиенту более высокой добавленной стоимости при оказании услуги, например, путем добавления функций, которые не являются непосредственно необходимыми для достижения цели договора, но повышают удобство для клиента (в том числе для корпоративного клиента);
  • Предоставление доступа к услуге лицам, связанным с клиентом (дополнительные пользователи);
  • Продвижение коммерческой деятельности Picapac посредством рекламы, маркетинга, программ лояльности, кампаний, конкурсов и т. п. Вы имеете право в любой момент запретить такое использование своих контактных данных, связавшись с нами по указанным ниже контактным данным или следуя инструкциям, приведенным в отправленном вам уведомлении;
  • Организация рабочего процесса и обеспечение его эффективности (чтобы все возможные рабочие процессы проходили бесперебойно и максимально быстро);
  • Обеспечение высокого качества обслуживания клиентов и их удовлетворенности (в том числе запись разговоров, а также хранение и анализ обращений). Это включает в себя мониторинг, оценку и анализ качества обслуживания и клиентского опыта, сбор обратной связи, принятие последующих мер; статистический и сравнительный анализ качества обслуживания (изменения, тенденции);
  • Сбор отзывов. Это включает проведение опросов с целью получения отзывов, чтобы мы могли улучшить удобство использования наших услуг и продуктов. Вы имеете право в любое время запретить такое использование ваших контактных данных, связавшись с нами по указанным ниже контактным данным или следуя инструкциям, приведенным в уведомлении об опросе, отправленном вам;
  • Разработка услуг и продуктов. Это включает в себя сбор и анализ статистики использования услуг, отслеживание тенденций, устранение проблемных моментов, выявленных в результате обращений клиентов;
  • Определение цен на услуги и анализ рентабельности (включает анализ затрат на все компоненты услуги, а также анализ рисков);
  • Всесторонний анализ экономических показателей предприятия и концерна (включая статистику по услугам) и отчетность;
  • Управление данными клиентов (например, обеспечение актуальности данных о представителях корпоративных клиентов, закрытие счетов клиентов, прекративших пользоваться услугами);
  • Разработка (в том числе тестирование) и обслуживание информационных систем;
  • Защита информационных систем и информационных ресурсов (сетевая и информационная безопасность, кибербезопасность, обеспечение безопасности данных);
  • Защита имущества Omniva и клиентов Omniva (посылок);
  • Рассмотрение заявлений и претензий (в том числе выяснение необходимых для этого обстоятельств);
  • Разрешение правовых споров (договорные споры, причинение ущерба вне рамок договора), в том числе выяснение обстоятельств, связанных со спорным делом, защита прав и требований Omniva, в том числе в суде;
  • Предотвращение мошенничества, злоупотребления услугами или их сбоев, выявление, оценка, снижение и предотвращение рисков (управление рисками);
  • Взыскание или уступка задолженности, а также раскрытие информации о задолженности коммерческого клиента третьим лицам с целью принуждения к погашению задолженности и защиты интересов третьих лиц;
  • Оценка надежности делового партнера и клиента (с целью предотвращения вступления в договорные отношения с компанией, которая не способна выполнить взятые на себя обязательства, не выполнила важные требования законодательства, в том числе не уплатила налоги, или причастна к правонарушениям).

При обработке персональных данных на основании законных интересов мы предварительно провели надлежащую оценку соотношения противоположных интересов, в рамках которой определили, перевешивают ли наши интересы в обработке персональных данных ваши интересы, а также права и свободы, в целях защиты которых осуществляется защита персональных данных. Вы всегда можете возразить против такой обработки (подробнее о правах см. в пункте 11). Кроме того, вы имеете право запросить более подробную информацию о наших законных интересах, связавшись с нами по контактам, указанным в пункте 12.

7. КАТЕГОРИИ ПРИЕМНИКОВ

Часто в процессе предоставления одной услуги участвует множество различных сторон, каждая из которых выполняет свою часть работы в интересах клиента. Например, обслуживание и ремонт почтоматов может осуществлять сервисная компания, платеж по кредитной карте проводит поставщик платежных услуг, а в систему самообслуживания можно войти с помощью приложения для входа от третьей стороны (например, Google).

Ниже мы перечислим, с какими партнерами сотрудничает Picapac, чтобы предоставлять своим клиентам максимально качественные услуги, а также кому в соответствии с законом необходимо передавать данные.

• Уполномоченные обработчики данных — компании, предоставляющие нам услуги: поставщики готового программного обеспечения и хостинг-провайдеры (программное обеспечение для самообслуживания, управление и хостинг записей разговоров, управление файлами cookie на веб-сайте, среда для опросов), поставщик услуг по отправке электронных писем и SMS, колл-центр, разработчик программного обеспечения, компании, проводящие опросы, рекламные, маркетинговые и дизайнерские агентства; посредник по таргетированию рекламы в социальных сетях, техническое обслуживание и ремонт оборудования, администратор электронных счетов, инкассовая компания.
• Независимые ответственные операторы обработки данных — поставщики почтовых или курьерских услуг (если Picapac передает им данные клиентов, например, для того, чтобы клиент мог выбрать адрес посылочного автомата в качестве предварительно заполненного места доставки); банк, принимающий платеж или осуществляющий перевод; поставщик платежных услуг; платформы социальных сетей (частично также в роли соответствующего обработчика) и поставщик приложения для входа в систему (например, Google sign-in); партнер по кампании, с которым мы проводим кампанию (например, при использовании услуги Omniva вы зарабатываете бонусные баллы у нашего партнера, и для этого мы передаем ему данные, необходимые для начисления бонусных баллов); другие третьи лица, если у них есть законное основание для получения данных (в том числе законный интерес, например, страховые компании); юридическая фирма, судебный исполнитель, государственные органы.

В рамках концерна Omniva компания AS Eesti Post занимается разработкой, администрированием, защитой и хостингом информационных систем, обслуживанием клиентов (обработкой звонков и обращений клиентов), кампании и рекламу, ведет бухгалтерский учет, управляет данными клиентов, проводит анализ данных, необходимый для достижения целей, перечисленных в пункте 6. В этих ситуациях AS Eesti Post является соответственным обработчиком, единственным ответственным обработчиком или уполномоченным обработчиком, в зависимости от того, кто определяет цель конкретной операции обработки.

С уполномоченными обработчиками, обрабатывающими персональные данные от имени Omniva, мы заключаем договоры об обработке данных, в которых определяем условия обработки персональных данных, обязываем применять соответствующие меры безопасности и обеспечивать законность и конфиденциальность обработки данных клиентов. Внутренние отношения в рамках группы Omniva при обработке персональных данных регулируются внутренней политикой обработки данных.

8. ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ РЕГИОН ОБРАБОТКИ

Концерн Omniva хранит данные на территории Европейского Союза. Если уполномоченный Picapac обработчик обрабатывает данные за пределами Европейского Союза или Европейской экономической зоны, Picapac проверяет, соблюдаются ли требования статей 46–49 Общего регламента по защите данных.

Платежный сервис Stripe предоставляется компанией, зарегистрированной в Ирландии (Stripe Payments Europe, Limited; Stripe Technology Europe, Limited), которая, предоставляя услуги гражданам ЕС, обязана соблюдать требования Директивы о защите данных (GDPR). Программное обеспечение WordPress (Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd), используемое для поддержки среды самообслуживания, определенные приложения для входа от третьих сторон (например, Google Sign-in, Meta log-in) и Stripe могут передавать данные в США. Aut O’Mattic A8C Ireland Ltd, Google, Meta и Stripe при передаче персональных данных в США опираются на стандартные положения о защите данных, утвержденные Европейской комиссией, а Meta также применяет дополнительные меры защиты.

9. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ РЕШЕНИЯ

В соответствии с пунктами 1 и 4 статьи 22 Закона об информационном обществе (IKÜM) под автоматизированным решением понимается исключительно решение, основанное на автоматизированной обработке данных, в принятии которого человек не участвует. Picapac не принимает таких решений.

10. СРОК ХРАНЕНИЯ ДАННЫХ

Срок хранения определяется договорами с клиентом, согласием, законными интересами Picapac или применимым законодательством (например, законами о бухгалтерском учете, законами об исковой давности, прочими нормами частного права). Мы храним персональные данные до тех пор, пока это необходимо для достижения цели, для которой мы собрали и обрабатываем эти данные. Например:

• В соответствии со статьёй 12 Закона о бухгалтерском учёте данные о сделках вместе с соответствующими первичными документами должны храниться в течение 7 лет с момента окончания того финансового года, в котором экономическая сделка была отражена в бухгалтерском реестре на основании первичного документа.
• В отношении сделок, на которые не распространяются специальные правила, Закон об общей части Гражданского кодекса устанавливает общий срок исковой давности по требованиям, вытекающим из сделки, в размере 3 лет, в течение которых необходимо сохранять данные о сделке. Срок исковой давности по требованиям о возмещении ущерба, причиненного вне рамок договора, также составляет 3 года. Соответственно, мы можем хранить данные клиентов до 3 лет с момента прекращения клиентских отношений.
• Данные, которые могут понадобиться в случае возможного привлечения к административной ответственности, мы храним в течение 2 лет (срок давности по административным правонарушениям).
• Записи телефонных разговоров в течение 1 или 2 лет (в зависимости от наличия записи в базе данных клиентов).
• Персональные данные, обрабатываемые на основании согласия, хранятся до момента отзыва согласия, если отсутствуют иные правовые основания для дальнейшей обработки таких персональных данных.